Membangun Manajemen Pendidikan Berbasis ISO 9000

Posted on

Membangun Manajemen Pendidikan Berbasis ISO 9000

oleh : Noor Fitrihana

Menurut Sugiyono (2003:15) Kegagalan pendidikan membangun sumberdaya manusia Indonesia tersebut disebabkan oleh karena pengelolaan pendidikan di Indonesia belum dilakukan secara professional. Lebih lanjut Sugiyono (2003:21) menyatakan manajemen pendidikan kejuruan yang professional adalah manajemen yang cerdas yaitu manajemen yang mampu melakanakan fungsi fungsi manajemen ( Planing, Doing, Checking, Reviewing ) secara sungguh sungguh, konsisten dan berkelanjutan dalam mengelola sumber daya meliputi 7M(Man, Money, Material, Methods, Machine, Market dan Minute) sehingga tujuan pendidikan kejuruan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Untuk menuju profesionalisme manajemen pendidikan maka diperlukan satu sistem manajemen mutu yang diakui dan berstandar baik secara nasional bahkan internasional. Satu sistem manajemen mutu yang telah berstandar internasional adalah ISO 9000: 2000 (baca ISO 9000 versi 2000) . ISO 9000 sebagai satu sistem manajemen mutu tidak hanya diterapkan untuk produk industri manufaktur saja tetapi juga sesuai untuk industri jasa seperti lembaga pendidikan. Beberapa lembaga pendidikan telah memulai untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9000 bahkan diantaranya ada yang telah memperoleh sertifikat ISO 9000.

Menuju Mutu Terpadu

Pengertian mutu menurut ISO adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang atau jasa, yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat (Lembaga Bantuan Manajemen Bandung, 2000:11). Sedangkan mutu menurut beberapa ahli yang dikutip oleh Sprint Consultan (2002 : 5) adalah :

a. Sesuai dengan kegunaan (Fitness For Use – J.M Juran),

b. Memenuhi persyaratan pelanggan (Conform to Customer requirement – Philip B. Crosby),

c. Memenuhi harapan pelanggan (meeting Customer Expectations – A. V Fegenbaum),

d. Kepuasan pelanggan (Customer satisfaction- K. Ishikawa)

Dari pengertian mutu, untuk mencapai mutu yang baik maka penyelenggara pendidikan harus mengenali siapa pelanggannya. Dengan mengenali pelanggan kita dapat menentukan mutu yang hendak dicapai sehingga memenuhi kepuasan pelanggan. Dalam proses penyelenggaraan pendidikan kita dapat mengkalisifikasikan dalam 2 jenis pelanggan :

a. Pelanggan Internal

Adalah seluruh sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses penyelenggaraan pendidikan, seperti peserta didik/mahasiswa, staff akademik, staf administrasi, teknisi,laboran dll. Sebagai satu sistem penyelenggaraan pendidikan masing masing saling memberikan input dan output yang saling mempengaruhi tercapainya mutu.

b. Pelanggan Eksternal

Adalah masyarakat luar yang menggunakan produk dari hasil penyelenggaraan proses pendidikan seperti masyarakat, dunia industri, lembaga/ instansi.

Untuk memberikan jaminan mutu maka manajemen penyelenggaraan pendidikan harus fokus terhadap pelanggan. Karena pelangganlah yang membuat kita dapat mempertahankan eksistensi lembaga . Oleh karena itu dalam upaya peningkatan mutu secara berkesinambungan diperlukan beberapa proses atau tahapan. Perkembangan untuk menuju mutu tepadu melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

a. Budaya non mutu

Sumber daya manusia yang terlibat tidak seluruhnya memahami arti pentingya mutu, tidak, melakukan tanggung jawabnya sebagaimana mestinya dan sebagainya. Belum ada visi dan misi yang jelas dalam rangka mencapai mutu dan kalaupun ada masih belum tersosialisasikan target mutu ke seluruh civitas akademik. Sehingga seluruh sumber daya yang terlibat dalam proses pendidikan kurang menyadari bahwa pencapaian mutu adalah tanggung jawab bersama. Pencapaian mutu belum terencana, terdokumentasi dan terukur pencapaiannya maupun kemudahan melacak kembali prosedur pencapaian mutu tersebut. Pencapaian mutu masih tergantung individu bukan pada sistem kerja yang standar.

b. Menumbuhkan Kesadaran mutu

Untuk menumbuhkan kesadaran mutu pihak manajemen/pimpinan ( Kepsek, Rektor,Dekan dsb) menentukan kebijakan mutu (visi misi) , menentukan sasaran mutu, membangun komitmen, mensosialisasikan dan melatih seluruh karyawan dan secara aktif mengawasi kemajuan pelaksanaannya sehingga seluruh sumber daya manusia memiliki kesadaran mutu bertanggung jawab atas tugasnya dan melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Perlu disadari bahwa tumbuhnya kesadaran mutu perlu didukung suatu lingkungan yang kondusif bagi terciptanya mutu. Maka kebijakan pimpinan, deklarasi komitmen untuk mencapai sasaran mutu dan pengawasan pencapaian mutu menjadi sangat penting.

c. Pengendalian mutu

Selama proses pencapain mutu perlu dilakukan pengawasan dan pengendalian mutu. Sasaran mutu yang telah ditetapkan sesuai prosedur yang terdokumentasi dilakukan pengawasan, pengendalian dan pendokumentasian proses pencapaiannya. Prosedur ini dilakukan dengan melakukan inspeksi inpeksi di setiap bagian, pembenahan dari prosedur yang menyimpang dari prosedur pencapaian mutu, pendokumentasian yang baik. Agar budaya mutu yang telah berjalan dapat dikontrol dan dievaluasi untuk lebih ditingkatkan maka perlu dibentuk tim pengendali mutu (audit mutu).

d. Jaminan mutu

Dengan adanya standar mutu, proses pencapaian mutu dikendalikan dengan baik sehingga dapat dipastikan bahwa mutu yang ditawarkan kepada pelanggan telah benar benar dilakukan dan dapat dibuktikan dengan adanya dokumen dokumen mutu maka dari hasil ini dapat dijadikan sebagai bentuk/wujud jaminan mutu kepada pelanggan. Jaminan mutu ini sebagai bentuk pelayanan kepada pelanggan bahwa memastikan proses penyelenggaraan pendidikan kejuruan telah berlangsung dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan melalaui prosedur dan catatan mutu yang terdokumentasi dan mudah ditelusur kembali.

e. Manajemen Mutu

Jika proses tahapan diatas telah terbentuk maka satu sistem managemen mutu telah terbentuk. Dengan terbentuknya satu sistem manajemen mutu beserta dokumentasi sistem manajemen mutu maka hasilnya dapat dijadikan dasar untuk menentukan target mutu berikutnya. Maka upaya pencapaian dan peningkatan mutu secara berkesinambungan akan lebih mudah dilaksanakan, sehingga harapan untuk pengelolaan pendidikan kejuruan dengan mangemen professional dapat dicapai

F. Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu terpadu akan tercipta jika setiap bagian dari awal proses hingga akhir proses penyelenggaraan pendidikan sudah terkontrol dengan baik , dilakukan menurut standar-standar/prosedur mutu yang telah ditetapkan, dilakukan pencatatan dan dokumentasi prosedur yang menyimpang sehingga ada catatan catan mutu untuk peningkatan mutu selanjutnya dan semua prosedur pencapaian mutu telah dikelola dan terdokumentasikan dengan baik.

Dengan terciptanya budaya mutu dan satu sistem manajemen mutu terpadu. Maka Standar kompetensi yang diharapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Melaksanakan fungsi fungsi manajemen yang professional untuk mencapai standar kompetensi yang diharapkan dengan menerapkan siklus PDCR (Plan,Do Chek ,Reviewing) menuju SDCR (Standar, Do,Chek, Reviewing) secara berkesinambungan untuk menuju kemajuan

Upaya agar mencapai mutu sesuai dengan yang diharapkan, tidaklah mudah seperti membalik telapak tangan. Untuk memperoleh mutu yang baik maka harus diciptakan suatu budaya mutu dilingkungan pendidikan, setiap unsur yang terlibat harus saling bekerjasama, komitmen, penuh tanggung jawab, konsisten dan berkesinambungan untuk mewujudkan mutu. Ada tiga faktor yang diperlukan untuk mencapai mutu terpadu :

a. Manajemen

Pimpinan puncak (Kepsek, Rektor,Dekan) harus menetapkan kebijakan mutu, menentukan rencana pencapaian ,mengalokasikan sumber daya dan secara aktif terlibat dalam pengawasan kemajuannya. Kebijakan Mutu yang dibuat harus tersosialisasikan kepada seluruh civitas akademik.

b.Manusia

Sumber daya manusia(tenaga pengajar, karyawan, teknisi, peserta didik) sebagai pelaksana dan objek untuk mencapai tujuan (mutu) harus memiliki kesadaran mutu, komitmen dan tanggung jawab serta terlibat secara aktif mewujudkan tercapainya mutu yang diharapkan. Ketercapaian mutu tidak hanya tanggung jawab pimpinan (Kepsek, Rektor, Dekan) tetapi semua elemen ikut berperan aktif dan bertanggung jawab atas tercapainya mutu.

c. Sistem/Proses

Menurut ISO seperti yang dikutip oleh Lembaga Bantuan Manajemen (LBM) Sistem mutu adalah struktur organisasi ,tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk menerapkan manajemen mutu. Untuk itu dalam pencapaian mutu perlu dibentuk satu sistem mutu sesuai proses produksi yang ada di lingkungan tersebut . Sehingga sistem mutu dibangun berlandaskan kekuatan sumberdaya sendiri untuk mencapai mutu yang diharapkan serta peningkatan mutu secara berkesinambungan. Oleh karena itu setiap sumber daya yang terlibat dalam satu sistem mutu ini harus mampu bekerjasama konsisten, bertanggung jawab, komitmen untuk mewujudkan mutu sesuai yang ditetapkan . Dalam membangun sistem mutu harus disesuaikan dengan proses penyelenggaraan pendidikan meliputi pengelolaan sumberdaya, proses belajar mengajar, hasil pendidikan yang diharapkan (sesuai keinginan pasar).

Membangun Sistem Manajemen Mutu Dengan ISO 9000

Mengapa ISO 9000 dipilih untuk satu standar manajemen yang profesional Lembaga Bantuan Manajemen Bandung(2000) mengungkapkan beberapa alasan pentingnya ISO 9000 yaitu :

- Menyediakan landasan mutu yang berguna/pedoman kerja yang standar

- Memenuhi pokok/hakikat persyaratan bisnis dalam pemasaran secara umum

- Tetap tegak dalam ketatnya persaingan pasar, menekan biaya biaya dan meningkatkan perhatian/focus terhadap pelanggan

- Melengkapi manajemen dengan”tool” untuk memungkinkan pemantauan pencapaian mutu yang lebih ketat

- Menghilangkan ketergantungan mutu pada salah satu/beberapa personil

- Sistem mutu yang didokumentasikan akan memeperbaiki komunikasi antar departemen , memudahkan pelatihan/pengajaran, menjadi dasar untuk perbaikan berkesinambungan.

- Meningkatkan image lembaga

- Meningkatkan efektifitas dan efisiensi

- Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan

Untuk menerapkan ISO 9000 Sprint Consultan (2002) memberikan tahapan dan kunci penerapan ISO 9000 serta bagaimana cara memelihara sistem mutu adalah sebagai berikut:

  1. Tahapan penerapan ISO 9000
    1. Penetapan Komitmen Manajemen Puncak
    2. Pembentukan Team ISO 9000
    3. Pelatihan kesadaran mutu dan dokumentasi
    4. Identifikasi proses bisnis
    5. Disain sistem dan pendokumentasian
    6. Penerapan
  2. Kunci penerapan ISO 9000
    1. Tanggung Jawab manajemen

Komitmen, Kepemimpinan,Manajemen memberi dukungan dan memberdayakan karyawan, Membuka dan memelihara komunikasi dan umpan balik dari karyawan

    1. Pemahaman ISO secara benar

Melakukan pelatihan mutu untuk seluruh tingkatan

    1. Alokasi sumberdaya

Menunjuk seorang wakil manajemen (MR), menunjuk pengendali dokumen, menunjuk auditor mutu internal, mengalokasikan sumberdaya yang diperlukan seperti tenaga kerja, waktu, biaya dan peralatan.

    1. Dokumentasi dan penerapan yang sesuai

Dibuat agar efisisen, efektif , fleksibel dan mudah dilaksanakan, sistem mutu dibuat agar mudah untuk diaudit dan disertifikasi, mengunakan bahasa yang mudah dimegerti.

    1. Penerapan yang sistematik

Menjamin seluruh kegiatan operasi telah terlibat, menggambarkan keterkaitan proses antara fungsi organisasi. Melakukan uji coba dari sistem mutu yang telah dibuat

    1. Faktor Faktor manusia

kesadaran,kemauan,kemampuan,disiplin,kerjasama,komunikasi,proaktif

  1. Memelihara Sistem mutu
    1. Disiplin/konsisten
    2. Menerapkan/Melaksanakan
    3. Usaha yang berkesinambungan
    4. Komitmen terhadap mutu dari manajemen dan karyawan
    5. Kerjasama dari seluruh karyawan
    6. Motivasi untuk meningkatkan mutu.

Seperti yang dituturkan M Iskandar Nataamijaya ada dua hal utama dalam penerapan ISO yaitu fokus kepada pelanggan dan Peningkatan terus menerus (Continual improvement). Lebih lanjut M. Iskandar Nataamijaya mengungkapkan sebelum mendapatkan sertifikasi ISO diperlukan kursus pengenalan ISO bersama QMSnya (Quality Managemen Sistem), kursus ini dilaksanakan dengan bantuan konsultan ISO yang diperuntukkan untuk pimpinan, key –person dan staff lainnya. Kemudian dibentuk tim satgas untuk penyiapan pemenuhan persyaratan QMS. Selama proses persiapan ini konsultan melakukan pembimbingan kepada tim satgas satu kali perminggu, termasuk didalamnya melakukan beberapa kali audit internal dan managemen review. Polman Bandung memerlukan waktu satu tahun untuk melakukan persiapan ini hingga pada tahap akhir dilakukan certification –audit oleh tim auditor yang memiliki sertifikat audit internasional. Dan setelah mendapatkan sertifikasi ISO , setiap enam bulan, badan sertifikasi yang menerbitkan sertifikasi ISO tersebut wajib melakukan pemantauan terhadap penerima sertifikat . Pemantauan ini disebut sebagai kegiatan surveillance dengan tujuan menilai konsistensi penerapan QMS ISO. (Proceeding Konvensi Nasional Aptekindo II, 2004) .

Dalam membangun sistem manajemen mutu akan lebih mudah dari lingkungan yang terkecil artinya adalah memulai dari diri sendiri. Untuk itu maka laksanakanlah prinsip dasar ISO 9000 yaitu

1. Tulis apa yang dikerjakan (Plan)

2. Kerjakan apa yang ditulis (Do)

3. Periksa dan Tinjau (Chek dan Review)

4. Dokumentasikan dengan baik (Standar Mutu)

5. Naikkan Standar Sasaran Mutu dan kembali ke langkah 1

Daftar Pustaka

Lembaga Bantuan Manajemen Bandung (2000); Pengenalan ISO 9000; Hand Out Materi Pelatihan ISO 9000; Yogyakarta , 2000.

M. Iskandar Nataamijaya (2004), Akreditasi Nasional dan Internasional Pendidikan Keteknikan dan Kejuruan. Jakarta, 2004 ,Proceeding Konvensi Nasional II FPTK, Jakarta, 2004

Noor fitrihana, (2004) Penerapan ISO 9000 pada penyelenggaraan pendidikan kejuruan, Proceeding Konvensi Nasional II FPTK, Jakarta, 2004

Sprint Consultant (2002); Kesadaran Mutu ISO 9000; Makalah Seminar Kesadaran Mutu: Yogyakarta, 2002.

Sugiyono(2003); Profesionalisasi Manajemen Pendidikan Kejuruan di Indonesia; Pidato Pengukuhan Guru Besar di Universitas Negeri Yogyakarta,30-Agustus – 2003.

About these ads

5 thoughts on “Membangun Manajemen Pendidikan Berbasis ISO 9000

    higuara said:
    Desember 10, 2008 pukul 8:40 pm

    Tolong tulisan anda dilengkapi pula dengan kerangka instrumen ISO 9000. Terima kasih yah

    indrisunarso said:
    Februari 2, 2009 pukul 7:50 pm

    Thank berat infonya, wah sangat komplit n mendalam
    kami tunggu artikel berikutnya, Okey

    ahmed said:
    Mei 20, 2009 pukul 5:15 am

    Thanks,your script is so usefull, especially 4 someone who are looking 4 related materi of this.
    OK, create better, please !!!

    ariful ulfi said:
    Agustus 9, 2011 pukul 11:45 am

    this is very good information. thank U for your article. I hope you can write about ISO 9001:2008 again. this is my email: ariful_u@yahoo.com or facebook aiful ulfi. thank’s

    dewi said:
    Desember 16, 2011 pukul 6:28 pm

    Terima kasih atas penjelasannya. Sukses selalu

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s