SISTEM DOKUMENTASI MUTU ISO 9000

Sistem dokumentasi mutu ISO 9000 terdiri dari tingkatan-tingkatan sebagai berikut:

TINGKAT I:

Manual Mutu (MM), yang menyatakan kebijakan umum organisasi terhadap aktifitas operasional yang dilakukan yang harus memenuhi persyaratan sistem penjaminan mutu, misalnya ISO 9001: 2000 dan merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas operasional organisasi.

berdasarkan persyaratan standar ISO tentang penyusunan pedoman mutu, secara efektif pedoman mutu dapat disusun berdasarkan kerangka isi terdiri dari 5 bagian yaitu:

  • Kebijakan Umum,
  • Uraian Mengenai Organisasi,
  • Pengelolaan Pedoman Mutu,
  • Garis besar/uraian mengenai kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan standar seri ISO 9000 yang dipilih,
  • Referensi silang (daftar prosedur yang berkaitan dengan aktivitas bisnis organisasi dan persyaratan standar seri ISO 9000 yang dipilih).

TINGKAT II:

Prosedur Mutu (PM), merupakan dokumen yang menguraikan isi MM menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen.

sebaiknya kerangka isi dari prosedur terbagi dalam enam bagian, yaitu:

  • Tujuan

Bagian ini menguraikan secara singkat tujuan dan maksud dari kegiatan yang didokumentaikan di dalam prosedur.

  • Ruang Lingkup

Bagian ini menjelaskan ruang lingkup penggunaan prosedur, seperti kapan, di mana, dalam kondisi seperti apa, fungsi, lokasi, bagian, dan unit kerja yang akan menggunakan prosedur tersebut.

Selain itu bagian ini juga menjelaskan tentang batasan aktivitas yang dikendalikan dalam prosedur tersebut.

  • Referensi/Rujukan/Acuan

Bagian ini merinci dokumen-dokumen yang digunakan sebagai referensi atau berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diuraikan di dalam prosedur.

  • Definisi

Berisi penjelasan tentang istilah-istilah yang digunakan di dalam prosedur yang mungkin tidak dipahami dengan jelas oleh pemakai prosedur.

  • Uraian/Rincian Prosedur

Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang terlibat di dalam proses pelaksanaan pekerjaan tersebut. Bagian ini harus secara jelas mengidentifikasi SIAPA (Penanggung Jawab), melakukan APA, dan DI MANA, serta KAPAN dan BAGAIMANA kegiatan tersebut dilaksanakan (WHO; WHAT; WHERE; WHEN; dan HOW).

  • Lampiran

Bagian ini mencatat semua dokumen (instruktsi kerja), formulir-formulir yang merupakan bagian dari prosedur.

Untuk proses-proses yang rumit, sebagai lampiran dapat juga disertakan bagan-bagan alir dari proses yang dapat dijadikan sebagai acuan.

TINGKAT III:

Instruksi Kerja (IK), merupakan acuan kerja bagi setiap personil di masing-masing unit yang berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di dokumen TINGKAT II, menjadi aktifitas-aktifitas yang lebih detil..

Instruksi kerja harus secara terinci menjelaskan tahap demi tahap dari pelaksanaan suatu pekerjaan. Uraian tersebut harus meliputi:

  1. Tahap pelaksanan pekerjaan,
  2. Alat yang digunakan,
  3. Standar atau paramenter yang digunakan, metode pengukuran, pengujian dan pemeriksaan yang digunakan,
  4. Sumber daya pendukung lain yang digunakan.

 

 

TINGKAT IV:

Record adalah dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan telah dilakukan. Record bisa berupa form atau log-book.

Formulir merupakan alat pendukung pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja. Biasanya formulir ini merupakan bagian dari prosedur atau instruksi kerja. Formulir ini termasuk dalam dokumen mutu yang harus dikendalikan. Selanjutnya formulir-formulir ini diisi dengan data yang sesuai dengan aktivitas yang diuraikan dalam prosedur yang bersangkutan. Formulir yang telah berisi data ini disebut sebagai catatan (rekaman) mutu.


ada 6 prosedur wajib yang menyertai Pedoman mutu  yang harus dipenuhi berdasarkan persyaratan ISO 9000, yaitu:

1. Prosedur kontrol ketidaksesuaian

2. Prosedur tindakan perbaikan

3. Prosedur tindakan pencegahan

4. Prosedur pengendalian dokumen

5. Prosedur pengendalian rekaman

6. Prosedur audit internal.

3 thoughts on “SISTEM DOKUMENTASI MUTU ISO 9000

  1. aldino Februari 25, 2010 / 3:18 pm

    B4D3 Consultants..
    Apakah 6 Prosedur Wajib ISO 9000 tersebut diatas, harus ada dan didokumentasikan ?

    Bagaimana jika, Prosedur tersebut sebetulnya sudah ada aktivitasnya/pelaksanaannya..
    Tetapi, tidak didokumentasikan ?
    Dan bagaimana jika ada Auditor ISO datang, apakah bisa cuma hanya dengan menjelaskan kata-kata saja..
    Tetapi SOP nya tidak ada secara tertulis..

    Terima Kasih

    _aLdiNo_

  2. ndaru Maret 8, 2010 / 1:11 pm

    mohon diberikan panduan/ tata cara menyusun SOP khususnya sub sektor perkebunan, terima kasih.

  3. Harry P Juli 31, 2015 / 3:18 pm

    Kalau boleh menjawab yg punya Mas Aldino ………. Kalau Standar ISO sdh diterapkan dilingkungannya, maka harus ada bukti pelaksanaannya berupa evident tertulis/terdokumentasikan. Tidak bisa hanya dilaporkan secara lisan. Jadi didalam Standar ISO ada statemen dalam Standar Mutu yaitu : kerjakan dan catat (dokumentasikan) …..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s